Carlos J. Pampliega, PMP
Arquitecto y Director de Proyectos
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Actualmente, la gestión de interesados es considerada, al menos teóricamente, por las empresas del sector de la construcción tan importante para su negocio, como otras áreas de actividad, como la subcontratación, la seguridad o el medio ambiente.
La lista de interesados en un proyecto de construcción es a menudo grande e incluiría los propietarios y usuarios de instalaciones, directores del proyecto, miembros del equipo, gestores de instalaciones y los edificios, diseñadores, accionistas, administración pública, empleados, subcontratistas, proveedores de servicios, competidores, bancos, compañías de seguros, medios de comunicación, representantes de la comunidad, vecinos, público en general, clientes, agencias regionales de desarrollo, el entorno natural, grupos de presión, instituciones cívicas, etc. Cada uno de ellos podría influenciar en algún momento en el curso de un proyecto.
Si somos capaces de identificar tantos grupos de interesados en un proyecto de construcción, las empresas de construcción, deberían ser capaces de gestionar sus expectativas de una forma proactiva desde el primer momento del proyecto, hasta más allá de la fase de construcción de un proyecto, ya que algunos interesados podrán ejercer sus intereses con posterioridad a lo largo de la vida de una instalación.
Las relaciones entre algunos agentes del proceso de construcción pueden regularse y limitarse a través de contratos, como por ejemplo entre el cliente y el constructor: Las imposiciones contractuales, o las leyes sobre contratos con la administración, limitan el uso de estrategias en la gestión de interesados. Por ejemplo, la obligación de terminar el trabajo dentro de un plazo acotado, con limitaciones en el presupuesto incluidas, hace que la gestión de interesados se efectúe dentro de un marco de presión entre las partes.
El principal impacto de la falta de participación de los interesados se relaciona con el alcance del proyecto. En estos casos, el director del proyecto tiene dificultades para definir claramente los objetivos del proyecto. Además, aunque el proyecto sea un éxito desde la perspectiva del director o de la empresa, a menos que el proyecto no cumpla con los objetivos de las partes interesadas, los actores no resultarán satisfechos con el resultado del proyecto.
Otros problemas potenciales asociados con una ineficaz gestión de interesados son: un alcance escaso por una falta de definición del trabajo, problemas derivados de los recursos asignados al proyecto, cambios regulatorios o de normativa que afecte al proyecto, o la reacción negativa de la comunidad frente al proyecto. Todos estos problemas derivados de la falta de participación de los interesados en el proyecto, en última instancia afecta al presupuesto y los plazos del mismo.
La gestión de interesados está íntimamente relacionada con la Responsabilidad Social Corporativa. RSC puede ser entendida como la integración voluntaria de las preocupaciones sociales y medioambientales en las operaciones del negocio y las interacciones con las partes interesadas.
Desde la perspectiva de la RSC, las organizaciones entienden que tienen una obligación moral con sus interesados, basada en consideraciones éticas, sociales y económicas, que van más allá de sus responsabilidades para con los accionistas. Las empresas socialmente responsables tratan de utilizar un comportamiento ético en el trato con los interesados. Sin embargo la naturaleza de esta responsabilidad moral, y cómo se traduce en acciones y comportamiento corporativo no está definida. En otros sectores empresariales, la responsabilidad social corporativa se traduce en acciones concretas demandadas por la sociedad, como el no uso de mano de obra barata, el comercio justo, etc. Sin embargo en el sector de la construcción, moralidad y responsabilidad ética están menos definidos.
Estas obligaciones morales suelen enfrentarse con los imperativos comerciales. La empresa tiene el imperativo de sus accionistas para construir un proyecto lo antes posible, dentro de un presupuesto; mientras tiene que atender a las demandas de otros actores o interesados. Si la gestión de actores interesados tiene cada vez más importancia en las empresas es debido a que son percibidos como un riesgo para la consecución de los imperativos comerciales y el caso de negocio de un proyecto. Las partes interesadas comúnmente son vistas como una fuente de riesgo e incertidumbre para los proyectos.
Dado el creciente número de actores interesados y sus múltiples expectativas cambiantes, parece que hay un consenso teórico recogido por Chinyio & Olomolaiye (2010): "cuando las diferentes expectativas de las partes interesadas no se puede lograr al mismo tiempo, vale la pena buscar un compromiso". Dentro de un juego dinámico de expectativas, tenemos la necesidad de gestionar constantemente el equilibrio entre distintos intereses.
En este sentido, la gestión de interesados busca un equilibrio entre los distintos intereses: identifica los intereses de todas las partes, organización y clientes, y busca un equilibrio óptimo que satisfaga a todos los actores, dentro de unas circunstancias dadas. Para ello, el Director de Proyectos deberá tener una perspectiva más amplia del cuadro.
Para el Director de Proyectos y su organización, las consideraciones claves para buscar este compromiso en la gestión de interesados deben incluir las siguientes cuestiones:
- ¿Quiénes son nuestros stakeholders?
- ¿Cuáles son sus participaciones en el proyecto (stakes)?
- ¿Qué oportunidades presentan?
- ¿Qué desafíos o amenazas presentan?
- ¿Qué responsabilidades tenemos hacia nuestros accionistas?
- ¿Qué estrategias o acciones debemos utilizar para comprometer nuestros grupos de interés?
- ¿Deberíamos tratar directamente o indirectamente con nuestros grupos de interés?
- ¿Debemos ser agresivos o defensivos en el trato con las partes interesadas?
- ¿Cuándo y cómo deberíamos acomodar, negociar, o resistir a las demandas de nuestras partes interesadas?
De forma general, la comunicación con los grupos de interés será clave para aportar y recibir información al proceso de planificación, incorporando en su caso las necesidades de los interesados. En el caso de actores imprescindibles, como los responsables de la financiación externa, sería conveniente incluso integrarlos en el equipo de proyecto, para que participen y apoyen las decisiones que se tomen durante el ciclo de vida del proyecto.
En cuanto a las lecciones aprendidas, el Director de Proyecto deberá documentar las tácticas utilizadas para poder utilizarlas en proyectos futuros. En su caso, sería aconsejable formalizar los procesos con la redacción de listas de verificación para la identificación de las partes interesadas.
Conclusiones
Las organizaciones del sector de la construcción se deben comprometer con sus obligaciones morales con los interesados del proyecto, y consensuar cómo esto impacta, (o es afectado por) en sus cuentas de resultados.
En el caso del sector de la construcción en España, esta obligación moral es especialmente significativa. Las entidades financieras se han convertido en las inmobiliarias más grandes del país, y han recibido fondos públicos para sanear sus cuentas de resultados, llegando a la creación de la SAREB para hacerse cargo del stock de viviendas. En esta situación, la obligación moral con la sociedad que los soporta debería estar por encima de cualquier otra consideración.
El resto de las organizaciones en el sector de la construcción son pequeñas y medianas empresas. Para la mayoría, mantener o perder a un cliente puede ser muy crítico para su existencia. La necesidad de retención de clientes obliga a las empresas a implementar una gestión de los interesados eficaz.
Una Gestión de los Interesados eficaz permitirá a las organizaciones comprender mejor a sus interesados, gestionar adecuadamente sus expectativas y mejorar las oportunidades de negocios. Aquellas empresas que administren mejor a sus interesados se asegurarán mayores beneficios a largo plazo en sus cuentas de resultados.
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