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Josune Retegi Voluntaria responsable del área de Sanidad del G.I. Proyectos Públicos |
La Organización Sanitaria Integrada Donostialdea (OSID) es una de las 22 organizaciones de servicios sanitarios de Osakidetza –Departamento de Salud del Gobierno Vasco. Se crea en el año 2015, a partir de dos organizaciones previamente existentes : Hospital Universitario Donostia y 31 Centros de Salud de Atención Primaria de su Comarca de referencia, fruto de la “Estrategia de Integración de Organizaciones Sanitarias”, que busca centrar los cuidados en el paciente evitando la fragmentación de los mismos.
El Proyecto nace por la necesidad del cambio organizativo que requería de un planteamiento mucho más dinámico y flexible para elaborar la reflexión estratégica, Plan Estratégico 2015-2019, cuyos principales objetivos eran ofrecer una respuesta asistencial integrada y construir una nueva organización compleja de más de 5.000 profesionales.
Para llevar a cabo este planteamiento dinámico, donde el nivel Estratégico esté alineado con el nivel de negocio y el nivel de operaciones, se apuesta desde la oficina de apoyo , IZARKI, por nuevas metodologías de gestión de proyectos dependientes de la Gerencia de la organización, y por la posibilidad de desarrollar la metodología de la Dirección de Proyectos junto con la Dirección de Programas y Portfolio para la elaboración del propio PE y su despliegue en toda la organización, siguiendo el estándar del PMI.
En esta primera fase, a través de grupos multidisciplinares, mediante metodologías de grupo innovadoras, grupos en los que participaron más de 200 profesionales, y los 5 Objetivos Estratégicos, alineados con los objetivos estratégicos corporativos de OSAKIDETZA y el DEPARTAMENTO DE SALUD DEL GOBIERNO VASCO, se definieron 10 PROGRAMAS, 49 PROYECTOS ESTRATÉGICOS y 149 PLANES de GESTIÓN que han permitido desplegar la Estrategia de la OSI DONOSTIALDEA a través de toda la organización.
La oficina de gestión de proyectos IZARKI, a quien se asigna la función de PMO organizacional, ha permitido aportar la metodología mediante la formación en Gestión de Proyectos a más de 22 profesionales responsables de Proyectos, así como el apoyo metodológico definiendo las Fases de desarrollo de los Programas, Proyectos y Planes, definiendo las planillas a cumplimentar por cada una de las áreas y divisiones de la organización (Gerencia, Asistencial – médica y de enfermería-, Económica, Recursos Humanos, TIC, Comunicación e Investigación e Innovación)
Pero, ¿cómo la dirección de proyectos impacta en la estrategia de la organización?
En primer lugar, tal y como indica la figura anterior, establecimos un sistema de despliegue de los objetivos estratégicos a través de los programas, proyectos y planes, y una vez planificado e iniciado su desarrollo, realizamos evaluaciones periódicas –semestralmente los Planes y anualmente los Proyectos –para extraer el conocimiento de las lecciones aprendidas de los Proyectos.
Este conocimiento lo empleamos para reflexionar y transformar la visión estratégica dándole un enfoque más adaptativo a la realidad del nivel de negocio y de operaciones. Así conseguimos alinear nivel estratégico, nivel de negocio y nivel de operaciones.
En segundo lugar, consideramos que para alcanzar esta alineación, los Directores de Proyecto juegan un papel clave, tomando el proyecto como instrumento más eficaz para implementar la estrategia en la organización. Los motivos son:
- •La necesidad de establecer las prioridades de su Proyecto y Programa.
- •La recopilación de Lecciones aprendidas, que las aplican, adaptando el Proyecto y alineándolo a la Estrategia
- •La necesidad de mantener la gestión de la integración de todo el proyecto, a pesar de los cambios que se vayan incorporando.
- •La gestión de los riesgos (amenazas y oportunidades), que permiten planificar los desvíos que se puedan producir a lo largo del desarrollo del Proyecto, entre los diferentes niveles (Estratégico, de negocio y operacional)
En definitiva, la Dirección de Proyectos nos está sirviendo para mantener en el tiempo alineada la Estrategia con el nivel de negocio y el nivel operacional, permitiendo que los profesionales de la organización puedan ver su actividad de operaciones reflejada en alguno de los objetivos estratégicos de la organización.
Asimismo, esto incrementa la motivación de los profesionales, al saber que su actividad incide e impacta en la Estrategia de la organización. También permite Innovar ya que cualquier lección aprendida se incluye como una mejora para la siguiente Fase de desarrollo del Proyecto. Es decir, que sirve tanto para innovar en productos/servicios, como en procesos, como en gestión y, en definitiva ayuda a mejorar los Resultados de la Organización, ya que estamos en un continuo ciclo de mejora.