Joaquín de Azcárraga Urteaga, PMP y PMI-ACP

 Físico. Director de proyectos internacionales.

 Según diversas fuentes y especialmente el PMBOK, los directores de proyectos invertimos la mayor parte de nuestro tiempo en comunicarnos. Es evidente, por tanto, que cuanto más efectivos y precisos seamos menor será el riesgo de que incurramos en malos entendidos.

 

En el caso concreto de la comunicación oral, para bien o para mal, en muchas ocasiones no se trata tanto de lo que decimos sino de cómo lo decimos: como cuando tenemos que defender una propuesta ante un cliente, una reunión de lanzamiento de un proyecto, una reunión de seguimiento de un proyecto especialmente complicado, presentación de cierre de proyecto, entrevistas de trabajo… Dicho de otra manera: si somos buenos comunicadores tendremos mucho ganado, pero seguramente perdemos mucho más si no sabemos hacerlo de forma efectiva.

 Con el auge de las metodologías ágiles, en las que prima la comunicación oral sobre la escrita, tenemos de nuevo una oportunidad y un riesgo. En una reunión de 10-15 minutos tenemos que ser capaces de comunicarnos todos los miembros del equipo de una forma muy eficiente.

 Sin embargo, con demasiada frecuencia dejamos de lado este tipo de habilidades en nuestra formación. Si buscamos formación específica para directores de proyectos, casi toda lo que encontramos está orientada a aprobar el examen para ser PMP (cosa que se entiende que es muy específica) y manejo de herramientas PPM. La mayoría de los másteres en dirección de proyectos que he encontrado, incluso de escuelas de negocios prestigiosas, obvian esto que yo considero fundamental.

 Si vamos a lo que creo que es el origen del problema, en la educación reglada que hemos recibido dudo mucho que alguno haya recibido clases de oratoria. ¿Por qué mi último examen oral fue con 13 años igual que la última vez que tuve que hacer una presentación en clase?

 Un jefe que tuve me decía muchas veces que la diferencia entre dos buenos directores de proyectos no se puede determinar con una lista de verificación, sino que existe lo que él denominaba “calidad percibida” y donde las habilidades sociales y comunicativas son los factores determinantes. Es una de las mejores enseñanzas que recibí de él.

 Existen numerosos factores que afectan a la comunicación entre los que podríamos citar el contexto, la cultura en su sentido más amplio (tanto de quien comunica como de sus interlocutores, especialmente pero no exclusivamente en entornos internacionales), idioma, emociones, lenguaje corporal, tono y modulación de la voz, el canal de comunicación (cara a cara, teleconferencia, videoconferencia), el manejo del silencio…

 En muchas ocasiones se habla de la regla de las 10.000 horas: por término general se suele considerar que hasta que no se tiene una experiencia de 10.000 horas en una disciplina concreta no se puede decir que se sea un experto ¿Es posible que a lo largo de nuestra vida no hayamos alcanzado ese tiempo de rodaje en comunicarnos? Desde mi punto de vista, podemos haber hablado muchas horas pero habernos comunicado muy poco porque normalmente no nos enfocamos en dominar los factores que he enumerado anteriormente.

Para mitigar esta deficiencia formativa, el Capítulo del Reino Unido del PMI creó su propio club de oratoria. La explicación que da en su página web no da lugar a equívocos: consideran que las buenas habilidades de comunicación forman parte del conjunto de competencias que conforma la “quintaesencia” de la dirección de proyectos.

Como ya os comunicamos en la reunión mensual de socios de septiembre de 2014 (http://youtu.be/0sw14Qix1BQ), el Capítulo de Madrid junto con Toastmasters International ha decidido ayudar a sus socios en el desarrollo de sus habilidades de comunicación y liderazgo con la puesta en marcha de un Club de Toastmasters.

 

Equipo Toastmasters, de izquierda a derecha: Miguel Ángel Montero, Óscar Úbeda, Patricia Sanabria y Joaquín de Azcárraga

Toastmasters International (http://www.toastmasters.org) es una organización sin ánimo de lucro, con 90 años de antigüedad, que fomenta el desarrollo de las habilidades de comunicación y liderazgo mediante sesiones totalmente prácticas. Tiene actualmente 313.000 socios en 14.650 clubes y 126 países. Me gusta hacer la comparación de que Toastmasters International es a la Oratoria y el Liderazgo lo que el PMI es a la Dirección de Proyectos.

 En una típica sesión se practica la organización y dirección de reuniones, la presentación de discursos preparados, las disertaciones improvisadas y la forma efectiva de realizar evaluaciones constructivas.

 Próximamente, junto con compañeros de clubes ya existentes, vamos a realizar una sesión de demostración para que todos podáis conocer de primera mano cómo es realmente una reunión de un club como el que estamos poniendo en marcha en el Capítulo. Aquellos que estéis interesados, por favor, enviadnos un mensaje a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para que podamos contactar con vosotros, manteneros informados de los siguientes pasos que vamos a seguir y solicitar vuestra colaboración.

 Adjunto algunos enlaces, para que podáis ir conociendo como funciona Toastmasters: