Rafa Pagán, MSc, PMP®, PMI-ACP, MCT, MCTS, MCITP, CSM, Comptia CTT+

Consultor Senior, Docente y Director de proyectos

 www.rafapagan.es

Ya sabemos que la complejidad de un equipo virtual es función de varios factores: barreras temporales, barreras geográficas o de distancia, barreras culturales y el uso intensivo de la tecnología que permita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. En entornos de equipos localizados no es tan necesario este uso intensivo de la tecnología.

 

El Director de Proyectos debe seleccionar la tecnología de forma inteligente, de manera que permita establecer los niveles adecuados de comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.

En este artículo daré algunas claves para seleccionar la tecnología más adecuada.

Para seleccionar la tecnología tenemos que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Conocer el nivel de desarrollo del equipo, para ello podemos utilizar el “modelo de desarrollo de equipos” de Bruce Tuckman. Esto nos permitirá saber en qué fase de desarrollo se encuentra el equipo del proyecto.

  2. Conocer el tipo de proyectos y su nivel de complejidad ya que, dependiendo de dicha complejidad, será más o menos necesario utilizar una tecnología que promueva un mayor acercamiento social y sea capaz de transmitir mayor contexto.

A continuación, voy a desarrollar esos factores a tener en cuenta para seleccionar la tecnología adecuada.

Primer factor: Nivel de presencia social de la tecnología. Tiene relación con la capacidad de facilitar el acercamiento social entre los miembros del proyecto. El uso de tecnologías con alto contenido social que permitan empatizar y la visión cara a cara promoverá, en las fases iniciales del proyecto, un mayor acercamiento de los miembros del equipo facilitando las fases de Inicio y Tormenta (Forming y Storming). Esto no quiere decir que siempre sea la mejor elección usar una tecnología de alto contenido social. Todo dependerá del objetivo concreto que el equipo quiera realizar. Por ejemplo, para comunicar una información rutinaria en el proyecto, no es necesario tener siempre una comunicación cara a cara. En este caso, tendremos la sensación de pérdida de tiempo. Es la típica situación en la que pensamos “acabo de acudir a una reunión que debería haber sido un email”.

Segundo factor: Grado de riqueza de la información. Es la capacidad que tiene esa tecnología de trasmitir un mayor nivel y variedad de información. Así, podemos cometer el error de pensar que siempre es preferible una mayor información de detalle que una información puntual o “al grano”.

Tercer factor: Permanencia de la información para fines históricos. Tener que conservar o no un registro de las comunicaciones con los interesados va a condicionar el uso de una u otra tecnología.

Cuarto factor: El contenido simbólico. Hace referencia al contexto. Por ejemplo, utilizar con frecuencia una comunicación escrita a mano se traduce en un reconocimiento para la persona que la recibe. Podemos usar ese impacto para denotar afección y estima. Utilizamos, así, los símbolos como elementos clave en ese entorno virtual, apoyándonos en dichos símbolos.

Quinto factor: El nivel de experiencia y familiaridad. Un equipo en una fase de normalización o con un conocimiento medio de las tecnologías de la comunicación prefiere por su experiencia, normalmente, utilizar menos acercamiento social y menos riqueza de la información, ya que se ha desarrollado una cierta cultura de equipo.

Sexto factor: Factores ambientales como la cultura de los distintos miembros del equipo, recursos disponibles, nivel de soporte tecnológico, etc.

Por la importancia de los factores ambientales vamos a hablar de la CULTURA: ¿Qué hay que tener en cuenta en la Cultura del Equipo?. Como describe el psicólogo industrial Geert Hofstede la Cultura se puede definir como el sistema operativo que cada miembro aporta al entorno del equipo. Cada miembro del equipo está condicionado por su cultura nacional, la cultura de la organización a la que pertenece y la cultura del departamento o de la función que realiza dentro de la Organización.

Para el Director de Proyectos es importante entender las diferencias culturales de los distintos miembros del equipo para facilitar una visión única e integrada (realizada normalmente en talleres de detección de aspectos interculturales) al objeto de establecer aquellos puntos de encuentro y mitigar posibles desconexiones culturales entre los miembros del equipo. El objetivo es definir de forma progresiva e incremental la Cultura del Equipo, es decir, nuestra forma de hacer las cosas, expresarnos, comunicarnos, colaborar, tomar decisiones, organizarnos, liderar, etc.

Es importante, por tanto, partir de este factor cultural para definir la Tecnología de la Comunicación en el Proyecto. Con este objetivo, normalmente, se realizan esos talleres de toma de conciencia de las diferencias interculturales, para comenzar a facilitar que los miembros del equipo escuchen de forma GLOBAL, es decir, no sólo pendientes del mensaje y de su contenido, sino del ENTORNO en el que se genera ese mensaje.

Como ejemplo os contaré que tuve la ocasión de ser el trainer de un taller formativo en una multinacional dedicada a las telecomunicaciones. Hablando con un Director de Proyectos, alumno del curso, me comentaba la dificultad de comunicarse con las personas del Centro de Desarrollo situado en Bangalore (India). Era como si quisieran entender sistemáticamente lo contrario a lo que él estaba comunicando. Me preguntó qué podía hacer, porque repetía el mismo mensaje una y otra vez fallidamente, con la consiguiente frustración. Yo le comenté que, en lugar de preguntarles en las reuniones de seguimiento “¿os habéis enterado?, por favor, repetid lo que os he comunicado”… habría que haberles dicho “por favor, expresad con vuestras propias palabras aquello que, como equipo, queremos lograr”. De este modo, obtendría siempre un feedback originado DESDE el propio entorno de desarrollo, distinto a la localización en la que se encontraba mi colega.

Este este es un ejemplo tipo de pensamiento erróneo de que podemos realizar la misma comunicación que generamos habitualmente de forma localizada en nuestros proyectos, en los proyectos con equipos distribuidos, multiculturales y deslocalizados.

La comunicación en este tipo de entornos deslocalizados es un ARTE. Por eso, os animo a seguir avanzando en el complejo y apasionante mundo de la comunicación en los entornos de trabajo distribuidos, en los que hay aún mucho por descubrir y muy poca evidencia empírica e investigación.