Por: Jose M. González
Project Manager en S21sec
¿Un proyecto en curso está retrasado con respecto al tiempo previamente programado? En esos casos, solemos ver cómo los responsables del mismo aumentan las horas de trabajo invertidas en él, es una reacción común para llegar a tiempo. A primera vista, parece la solución obvia y lo más fácil de hacer; aún más si se cuenta con una buena cantidad de recursos asignados al proyecto.
Pero quizá no sea tan sensato como parece. Este sobreesfuerzo inhibe la creatividad, ya que la presión por la falta de tiempo cuando se requiere generar ideas nuevas, es un impedimento. Nada de esto debe sorprender. Así como nos agotamos físicamente y requerimos descansar, nuestro agotamiento también es mental y necesitamos recuperarnos.
A las responsabilidades en el trabajo y al desempeño como Project Manager se suma otra condición: la responsabilidad de la planificación del overtime (horas suplementarias) cuando es necesario para lograr concretar el proyecto. Si de alguna u otra manera se han experimentado estas situaciones de exceso de horas de trabajo invertidas, al planificarlas se debe reconocer que estas generan mayores tasas de fallos en el trabajo realizado, niveles de distracción altos e inclusive, un incremento progresivo en las tasas de rotación.
Un poco de historia
A través del tiempo la lucha por limitar la jornada de trabajo a 8 horas diarias ha sido permanente, la propuesta original se atribuye al británico Robert Owen (1771-1858), un empresario progresista que se convirtió en la figura central del movimiento obrero en Inglaterra.
Posteriormente el evento más recordado en la lucha de los trabajadores por limitar los horarios laborales es el ocurrido el día 1 de mayo de 1886, en el que un grupo de trabajadores estadounidenses lucharon para reivindicar la jornada de ocho horas diarias, cuando lo habitual en esos años era trabajar entre 10 y 16 horas.
La fábrica de automóviles Ford fue la primera compañía en establecer una jornada de ocho horas y el resultado fue tremendo; pues no solo sus empleados fueron más productivos por hora, sino que la compañía duplicó sus ganancias en poco menos de dos años.
En otros países, y en el mismo contexto de la revolución industrial, España fue el primero en el mundo en establecer por ley la jornada laboral de 8 horas en abril de 1919.
La importancia de todo lo mencionado radica en que la jornada laboral de 8 horas constituye una de las conquistas más reivindicadas en la historia del trabajo y en la actualidad, las demandas de la globalización han inducido a los gobiernos a establecer una diversificación tanto en las formas de contratación, como en los horarios de trabajo.
¿Cómo afecta el overtime?
Principalmente, se ven afectados dos tipos de elementos que regulan el desempeño laboral. El primero, es la capacidad cognitiva, es decir, la habilidad de resolver problemas, retener información y razonar con lógica. Esta incluye la inteligencia fluida, la habilidad de pensar y razonar en abstracto, además de la capacidad de resolver problemas independientemente de cualquier aprendizaje o experiencia.
El otro elemento es el control ejecutivo que implica la habilidad de gestionar las actividades cognitivas (planificación, atención, acciones de iniciación e inhibición y control de impulsos). Esta es esencial para la habilidad de actuar y realizar un desempeño adecuado, ya que determina la capacidad de concentración, de desplazar la atención, de retener algo en la memoria y efectuar múltiples tareas.
Ambos elementos funcionan de manera simultánea e intrínsecamente relacionados, por lo que debemos cuidar a nuestro equipo de las cosas que les puedan distraer y que a veces no provienen del exterior si no que son generadas internamente por nosotros mismos, ya que estas ejercen una considerable influencia sobre una serie de conductas como la paciencia, la tolerancia, la atención y la dedicación. Mucho de lo que se atribuye al talento o a la personalidad se basa en el control ejecutivo o la capacidad cognitiva.
Se deben cuidar estos elementos, sobre todo de las largas jornadas de trabajo, ya que pueden convertirse en un bumerang para la productividad, corriendo el riesgo de desmotivar a los miembros del equipo y generar un bajo rendimiento.
¿Qué hacer como Project Manager?
En las organizaciones deben tener una visión perspicaz y crear ambientes propicios para administrar con éxito los desafíos de la falta de tiempo. Lo que importa es la lógica de lo que se emprende y el reconocimiento de cómo estas carencias pueden ayudarnos a pensar de forma diferente y a solucionar problemas que tienen una duración considerable, en los cuales podemos aplicar soluciones innovadoras.
A largo plazo, la sobrecarga horaria suele provocar ausentismo laboral y potenciar los riesgos de enfermedades emocionales y sociales, como el estrés, la fatiga crónica y el desequilibrio entre la vida profesional y la personal.
Entre las principales medidas a tomar en cuenta para la planificación del overtime se tienen:
- Tener a disposición del personal de proyectos, encuestas con las que consultar cómo se encuentran los miembros del equipo, el nivel de exigencia en el trabajo y si tienen suficientes periodos de tiempo para relajarse y descansar. Es decir, preocuparse por ellos y actuar para mejorar su situación, tal como lo plantean Serrano y Garcia en su estudio sobre clima y satisfacción laboral, donde “lo más importante es que estarán tomando en cuenta a sus empleados, quienes son los que sienten realmente un gusto o disgusto por lo que la empresa les da y cómo es que este mismo factor les permite ejecutar sus labores” (Serrano & Garcia, 2008).
- Distribuir los períodos de una carga de trabajo intensa debe ser una prioridad de la organización. Hacer una correcta distribución de las tareas para no sobrecargar a los empleados e influir de forma negativa en su rendimiento ya que es posible que durante algunas épocas del año haya más trabajo y con una mayor intensidad que en otras fechas.
- Hacer que el overtime sea una oportunidad: no solo por la compensación económica adicional, sino que además, tenga una mayor flexibilidad de horarios para que las personas se puedan comprometer voluntariamente.
- Utilizar de forma óptima las herramientas disponibles de gestión del tiempo de trabajo: estas ofrecen información general del empleo del tiempo por parte del personal y permite analizar los costes laborales por proyecto además guarda relación con el software de recursos humanos y contiene métodos para llevar el control de horas extra de forma organizada, sin errores que puedan perjudicar a la empresa o a los trabajadores.
- Se deben implementar políticas de flexibilidad laboral para que no se afecte la calidad de vida de los trabajadores, de tal modo que puedan conciliar mejor su vida laboral con su vida personal, garantizando un mejor salario emocional tal como lo plantean Moncada y otros (2019) en su investigación “Influencia del salario emocional en la seguridad y salud de los trabajadores”, donde definen el salario emocional como “todas aquellas variables que complementan el salario económico, por las que un colaborador desempeña feliz sus funciones, generando compromiso y siendo responsables. Donde se siente valorado, escuchado y considerado como parte de un equipo de trabajo y más importante, con sentido de pertenencia hacia la organización, que impacta positivamente su calidad de vida” que, indudablemente, mejorará su motivación, concentración, rendimiento y, por ende, facilitará la productividad y la rentabilidad.
Indiscutiblemente en la medida en que los empleados cuenten con el tiempo necesario para poder combinar el trabajo, la formación y la realización de sus actividades personales, se generará en ellos un compromiso hacia la empresa que garantizará un rendimiento efectivo.
Referencias:
Jerez Moncada , Y. (2019) . Influencia del salario emocional en la seguridad y salud de los trabajadores. Disponible en https://repository.uniminuto.edu/
Ortiz Serrano, Pilar, & Cruz García, Lirios. (2008). Estudio sobre clima y satisfacción laboral en una empresa comercializadora. Psicologia para América Latina, (13) Disponible en http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1870-350X2008000200017&lng=pt&tlng=es.
Mullainathan, S. Shafir, E. (2016) Escasez ¿Por qué tener poco significa tanto? Fondo de Cultura Económica.