Dr. David Hillson, FIRM, HonFAPM, PMI Fellow
El papel del facilitador es hacer las cosas más fáciles para un grupo de personas que trabajan juntas en una tarea común. Este es un trabajo difícil que necesita habilidades especiales y preparación cuidadosa, en particular cuando facilitamos un taller de riesgos, donde el elemento incertidumbre introduce retos especiales. Hay dos formas principales en las que un facilitador puede hacer las cosas más fáciles para un grupo que lleve a cabo un taller de riesgos:
- Es más fácil que cuando los individuos trabajan solos. Ayudando al grupo a funcionar juntos de forma efectiva, el facilitador asegura que se comparten múltiples perspectivas de forma abierta para proporcionar un entendimiento común de los riesgos a los que nos enfrentamos en el proyecto.
- Es más fácil que un grupo trabajando solo. Teniendo cuidado de los elementos prácticos del taller de riesgo, el facilitador puede liberar al grupo para concentrarse en lo que están haciendo, permitiéndoles dedicar su total atención a identificar y evaluar riesgos, desarrollando entonces las respuestas adecuadas.
Para ser completamente efectivos, un facilitador de riesgo necesita entender cuatro áreas clave:
1. Proyecto. El facilitador de riesgo debería de estar familiarizado con las características del proyecto, incluyendo:
- El alcance y los objetivos a considerar durante la evaluación del riesgo
- Suposiciones y restricciones subyacentes del proyecto
- Estado actual del Proyecto, incluyendo incidencias, problemas y preocupaciones
2. Principios. El facilitador de riesgos debe entender claramente los conceptos básicos de riesgo, incluyendo:
- Todos los riesgos son inciertos, y todos los riesgos afectan al menos a un objetivo si ocurren
- El riesgo incluye tanto amenaza como oportunidad
- Los riesgos deberían ser responsabilidad de la persona o parte que se responsabiliza del objetivo afectado
3. Procesos. El facilitador de riesgo sabrá qué herramientas y técnicas usar en los diferentes pasos del proceso de gestión de riesgos, incluyendo:
- Fortalezas y debilidades de las diferentes técnicas para identificar riesgos, incluyendo ambas, amenazas y oportunidades.
- Cómo describir un riesgo de forma clara y no ambigua, por ejemplo utilizando metalenguaje de riesgos para separar la causa-riesgo-efecto
- Cómo definir los umbrales de riesgo a ser utilizados cuando priorizamos riesgos para mayor atención
- Cuándo y cómo utilizar técnicas de análisis cuantitativo
- Cómo escoger una estrategia de respuesta apropiada, convirtiéndola en acciones específicas, y asegurar su implementación
4. Personas. El facilitador de riesgo debe tener excelentes habilidades interpersonales, y ser capaz de:
- Motivar a todos los participantes para contribuir de forma abierta y libre
- Reconocer las cosas y estar predispuesto
- Asegurar que todo se oye y se respeta
- Manejar a las personas difíciles
Un buen facilitador de riesgos combinará los cuatro aspectos en su preparación y facilitación del proceso de riesgo, posibilitándoles para apoyar al grupo de forma efectiva. La meta para los participantes en un taller de riesgo es dejar el sentimiento de que hemos hecho un buen trabajo, confiados de que hemos identificado los riesgos reales, y preparados para enfrentarse a ellos de forma proactiva. ¡Fácil!
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