María Teresa Avelino Carmona. CISA, CISSP, PMP
Jefe de Servicio Oficina de Seguridad IT Ministerio de Hacienda
Cuando pensamos en la utilidad de las metodologías y las herramientas para la gestión de proyectos, casi siempre pensamos en sectores clásicos como el mundo de la ingeniería, la arquitectura, la industria, el sector aeroespacial o el desarrollo de software. Podemos incluso imaginar la utilidad que tendrán estos recursos en sectores tales como el de las agencias de viajes o la restauración, gestionando negocios de hostelería o incluso una ONG.
Pero poco a poco el ámbito de los eventos de la vida privada tales como contraer matrimonio, mudarse de casa, organizar la fiesta de verano de nuestra urbanización o planificar un bebé se ven también beneficiados del enfoque metodológico del PMBOK y de otras metodologías de dirección de proyectos.
Al amparo de este nuevo enfoque han surgido profesionales dedicados a la organización de este tipo de actividades y eventos personales tales como los Wedding Planners, personas dedicadas a la planificación y gestión de las bodas de sus clientes.
Pero no sólo las empresas y profesionales dedicados a gestionar proyectos de la vida de otros sino nosotros mismos con la metodología y herramientas adecuadas podemos planificar, gestionar, estimar costes, encontrar y relacionarnos con proveedores , comunicarnos con todos los actores involucrados y analizar los riesgos por nosotros mismos.
Cualquier actividad compleja a acometer en nuestra esfera personal también debe ser enfocada como un proyecto y tratada como tal, con metodología y herramientas apropiadas y llevada a cabo como si de un proyecto profesional se tratara.
Cuando me casé hace varios años atrás, me encontraba un tanto confusa, no tenía experiencia de primera mano de amigos y familiares. Además, contaba con un margen de tiempo muy ajustado (unos seis meses) y escasísimo tiempo libre después del trabajo. El presupuesto también era muy bajo, así que no podía permitirme el lujo de contratar a un profesional en el que dejar la organización de mi boda. Mi actual marido contaba con menos tiempo libre aún y menos experiencia organizando tareas de tal calibre.
Lejos de agobiarme, empecé a buscar información en Internet sobre las tareas obligatorias (papeleos) y opcionales (decoración, esteticista, etc.), así como herramientas que me podrían facilitar mis propósitos.
Así topé con una serie de herramientas online muy apropiadas como WedTool, Bodaclik, Bodas.net (la que finalmente usé). Hay un comparador de webs en el sitio http://ounae.com/planificadores-bodas-online/
En paralelo, en una simple hoja Excel, comencé a organizar las tareas que tenía que realizar, la prelación entre ellas (como en un diagrama de Gannt pero simplificado) y qué tenía que estar hecho y para qué fecha. Para tener una imagen gráfica de todo acabé usando un MindManager con círculos grandes para tareas más genéricas (ropa de novia) y otras más precisas que eran hijas de otras más globales, como por ejemplo arreglar vestido como hija de seleccionar vestido de novia y antes de esta, buscar vestido y concertar citas para pruebas y selección.
Al final, con este sistema y llevando una escrupulosa bitácora de tareas y documentación asociada (como cualquier EDT del proyecto) a la vez que con el correo electrónico clasificaba la comunicación que intercambiaba con los posibles proveedores, invitados, el sacerdote, etc.
Mi boda fue un éxito en el sentido de que estuve todo el tiempo siguiendo un plan, gestionando los cambios que sobrevinieron y pude hacerlo un 80% sobre internet o al teléfono, ahorrándome desplazamientos innecesarios. Además, se ajustó al presupuesto e incluso logré que fuera un 15% más barato que lo inicialmente presupuestado.
Sirva como detalle gracioso la web que creé para proporcionar información logística a los invitados a la boda:
http://www.oscarymaitebodorrio.blogspot.com.es/
Otro proyecto en el que la metodología y los planificadores ayudan mucho son las dietas. Hay planificadores de dieta para realizar seguimiento del plan que nos hemos fijado.
Aquí un link con un resumen de los planificadores más famosos:
http://guidewhat.com/belleza/top-10-planner-aplicaciones-dieta-para-una-vida-saludable.php
Incluso planificar la concepción de un bebe se llena de aplicaciones para poder organizarnos sobre los aspectos a tener en cuenta al respecto (si esperamos concebirlo de forma natural con ayuda de un planificador).
www.fertilityfriend.com es un auténtico gestor de fertilidad que indica además los días más fértiles en base a una serie de inputs que la usuaria debe proporcionar a la aplicación para realizar un seguimiento y control de todos los elementos que influyen en la fertilidad de forma natural.
Abajo se muestra un ejemplo de cómo realizar un seguimiento con la famosa web Proyecto Bebé.
