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Julián Gómez CFPS, CSP
Project Manager en Sopra Steria
Miembro del NFSSC de IFPUG
Blogger sobre Project Management, Innovación y más en http://www.laboratorioti.com

 Si le preguntas a cualquier persona, que trabaje o conozca la gestión de proyectos ¿Qué es una PMO? Te responderá sin dudarlo que la PMO es la Project Management Office o en español la Oficina de Gestión de Proyectos. 

Sin embargo, si le preguntas ¿qué es “la otra PMO”? Casi que te mirará de forma sorprendida y no te sabrá responder. 
Ahora te vas a sorprender tú de llevar tanto tiempo sin conocerla y aprovecharla en tu beneficio.

 ¿Qué es la otra PMO? y cómo has podido vivir sin ella 

“La otra PMO” es la Project Measurement Office o en español Oficina de Medición de Proyectos. Su principal misión, aunque no única (puedes ver más funciones de la otra PMO aquí), radica en la racionalización de los recursos a través del estandarización/ajuste de las estimaciones, la toma de mediciones adecuadas y la mejora de la calidad de ambas. 

¿Cómo puede influir en la mejora de los recursos? 

Uno de los principales problemas a la hora de hacer una estimación es que la persona que la realiza no sepa cómo, no tenga experiencia en ello o incluso le hayan formado de forma inadecuada; por tanto como no está seguro de si estará bien hecha o no, puede utilizar la táctica del colchón, es decir por si acaso aumento un poco más la estimación y me aseguro de que así me cubre el tiempo necesario. 

Esto combinado con la Ley de Parkinson (ley por la cual consumimos todo el tiempo destinado para una tarea en lugar de realizarla sólo en el tiempo necesario) nos lleva a que las estimaciones se inflen y además se cumplan, redundando en una peor utilización de los recursos del proyecto. 

Mejorando los presupuestos 

Esto no sólo influye en el desarrollo de un proyecto si no que nos influye también a la hora de presupuestar: ¿los directores de proyecto no necesitan realizar una estimación para dimensionar el presupuesto del año que viene?  

Y por tanto, el valor final si infla sin saber muy bien por qué. 

La Otra PMO va al rescate 

Cuando una Oficina de Medición de Proyectos se implanta en una empresa, puedes, por fin, liberarte de la Ley de Parkinson y además puedes medir la productividad de los desarrollos de tus proyectos. 

Si eres un cliente puedes chequear si esta productividad de los proveedores que tienes contratados es la óptima o es peor, comparándola con el resto del mercado, con otros proveedores, etc.

También puedes acordar con tus proveedores una mejora de la productividad a través de una medida objetiva de los proyectos realizada por la otra PMO. 

También mejora la Calidad 

Una vez obtenida la medida del proyecto puedes extrapolar otros datos de suma importancia como por ejemplo la calidad y las pruebas. 

Pongamos de ejemplo una empresa que desarrolla proyectos de software y dispone de una oficina de medición de proyectos que mide en Puntos Función (PF). 

Podemos obtener la medida de calidad del producto entregado como los errores detectados por PF y podemos calcular directamente el número de horas de pruebas necesarias para los PF medidos para cada proyecto por la otra PMO.

Ahorrando costes 

Todos los beneficios de la otra PMO se traducen en un ahorro final del coste influyendo en varios aspectos, veamos algunos aunque influye en más: 

  • Eliges a los proveedores con mayor productividad por lo que con menos presupuesto obtienes más funcionalidad.

  • Acuerdas mejoras en la productividad con el Proveedor basadas en las medidas de la otra PMO por lo que cada año será capaz de realizar más con el mismo presupuesto.

  • Las estimaciones que realicen los Directores de Proyecto serán más precisas y acertadas, controlando mejor las desviaciones y detectando a tiempo los problemas, ya que tienen el soporte de la otra PMO, para formar, asesorar, acompañar y ayudar en esta gestión o incluso dependiendo del caso puede realizarlo ella misma.

  • Consigues una medida de la calidad más real y que te permite comparar con más facilidad. Más calidad implica menor coste de mantenimiento.

 

¿Puedes seguir viviendo sin tener una en tu empresa?