Jesús Plaza Rubio
Project Manager de la Oficina de Proyectos TIC
Canal de Isabel II Gestión, SA
www.gestioncanal.es
La Necesidad del Caso de Negocio
Hagamos una reflexión de 30 segundos, pensar por un momento en ¿cómo se selecciona un proyecto en vez de otro en las organizaciones? ¿por qué hay productos o servicios en las organizaciones que no se utilizan o no se explotan lo suficiente?
En algunas organizaciones la selección es arbitraria, basada en los sentimientos o el instinto de los gestores o directivos.
Las personas en las organizaciones tienen iniciativas, y las sugieren como potenciales proyectos, para lograr el crecimiento de la propia organización invirtiendo el dinero de la misma.
La falta de un análisis económico de las iniciativas y la inexistencia de una priorización de las mismas puede desembocar en un derroche de recursos y dinero.
Es necesario que las organizaciones establezcan un método para determinar cuál de los posibles proyectos puede proporcionar el mayor beneficio a la organización, o, en términos más puristas, se trataría de encontrar la mejor opción al elegir el proyecto que mejor soporte el Plan Estratégico de la organización.
El planteamiento que se expone se basa en la necesidad, incluso la obligatoriedad de tener definido un Caso de Negocio (Business Case) para cada proyecto, así como el seguimiento del mismo durante el ciclo de vida del proyecto, prestando especial énfasis en los cambios, tanto del propio proyecto como de aquéllos que provocaron la selección del proyecto para su desarrollo.
Así mismo los Directores y Jefes de Proyecto deben conocer por qué se seleccionó el proyecto y cómo encaja en el Plan Estratégico de la organización. Ellos deben estar seguros, durante la Fase de Planificación, (antes de comenzar los trabajos propios del proyecto) e incluso en el resto de Fases de que el proyecto cubrirá las necesidades y los objetivos por los que fue aprobado su inicio.
En el Caso de Negocio se exponen las necesidades del negocio y el análisis utilizado para justificar que el proyecto las cubrirá.
El Caso de Negocio en el Ciclo de Vida del Proyecto
El PMBoK se expresa en los términos siguientes sobre el Caso de Negocio: "Documento que proporciona la información necesaria, desde una perspectiva comercial, para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente la necesidad comercial y el análisis coste-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organización solicitante o el cliente pueden elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio responderá a una o más de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnológicos, requisitos legales, impactos ecológicos o necesidades sociales." El Caso de Negocio nace tras aprobarse una iniciativa o idea, con el fin de justificar su viabilidad, y permitir que se convierta en un Proyecto.
En el Inicio del Proyecto, el Caso de Negocio pasa a formar parte del Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter). Al ser aprobada este acta, se da definitivamente por aprobado el Caso de Negocio que garantizará a su vez la viabilidad del proyecto.
En la fase de Planificación, se han de tener siempre in mente todos los puntos reseñados en el Acta de Constitución y, por tanto, también el Caso de Negocio ya que son los pilares en que se apoya el Proyecto. Debido a que la fase de Planificación se lleva gran parte del tiempo del proyecto hay que tener en cuenta que también se pueden producir cambios. Durante la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto, es necesario revisar los objetivos y la justificación del mismo, así como 'los números' en que se asienta, es decir el Caso de Negocio. Esta labor se realiza durante la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto, y se reafirma con la aprobación del mismo.
Durante la fase de Ejecución las actividades de aseguramiento y auditorías de la calidad se tratarán de garantizar que no se produzcan desviaciones sobre la versión del Plan de Gestión del Proyecto vigente. Es obligado el cumplimiento del Plan de Gestión del Proyecto así como dar a conocer cualquier cambio que se pueda producir del mismo.
En los procesos de Seguimiento y Control es donde se supervisa que los cambios externos al proyecto (tanto de la organización como del entorno de ésta) no afecten a los factores que justificaron el proyecto, y que los cambios internos del proyecto no afecten a los objetivos del mismo. Es un ejercicio recomendable para el Director/Jefe de Proyecto el revisar el Acta de Constitución, y por tanto el Caso de Negocio al menos cuando haya cambios de gran impacto en el proyecto o en los factores externos que propiciaron la viabilidad de la iniciativa.
En la fase de Cierre, cuando la inversión está realizada (o al menos gran parte de la misma), sería penoso que nos diéramos cuenta que el proyecto ha dejado de ser viable. Este es un escenario al que no se debe llegar, para lo cuál se ha de ser exigente en las fases anteriores.
Conclusión
Los beneficios de seguir estas pautas son evidentes, podemos empezar por reflexionar acerca de los perjuicios en términos de esfuerzo, recursos, tiempo, ... en definitiva dinero, que conlleva trabajar en proyecto inútiles para la organización.
Es muy importante que exista la disposición a la cancelación de un proyecto siempre que no salgan los números. Aunque la cancelación del proyecto sea una decisión dura, ésta madurará de la mano de la necesaria justificación, la cuál puede venir del hecho de no pasar de nuevo el Caso de Negocio que fue origen del Proyecto.