Rafa Pagán, MSc, PMP®, PMI-ACP, MCT, MCTS, MCITP, CSM, Comptia CTT+
Consultor Senior, Docente y Director de proyectos
Leyendo hace unos meses el artículo de PMI,s Pulse of the Profession: El impacto de la PMO en la implementación de estrategias me surgieron una serie de reflexiones que quiero compartir hoy, momento en el que tanto se comenta acerca de las bondades, características, ventajas y circunstancias de las Oficinas de Proyectos (PMO).
Los directores de proyectos entendemos la necesidad de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones, pero no siempre son efectivas, olvidando su fin último, la consecución de resultados. Los errores que les restan eficacia se suelen cometer, habitualmente, en su diseño e implementación y en la definición abstracta de sus funciones.
Las PMO más numerosas son las de Unidad de Negocio, permanentes, asociadas habitualmente a un departamento y formando parte de la estructura de la empresa. Pero las que realmente son más eficaces y logran cumplir con los objetivos planteados son las creadas específicamente para un proyecto concreto porque trabajan directamente para los directores ejecutivos, personas orientadas a objetivos y que definen las estrategias del proyecto.
Pero también las PMO con responsabilidad empresarial más amplia (las llamadas EPMO que sirven a toda la empresa) entregan valor y cumplen objetivos porque están más acostumbradas a alinear los resultados de cada proyecto a las prioridades estratégicas de toda la organización.
De este modo, la reflexión es que las PMO eficaces deben conocer, orientarse y alinearse siempre a las estrategias del Proyecto o de la Organización. Y cuando una PMO cumple esta función es cuando realmente crea valor, sea una PMO temporal, permanente, grande o pequeña.
Cuando las PMO, de manera generalizada en las Organizaciones, cumplan con esta importante labor de crear valor, conseguirán el apoyo de la dirección de las empresas la cual entenderá su importancia y la dotará de autoridad y recursos humanos y materiales eficaces. Mientras esto no suceda, algunos empresarios tendrán la impresión de que la PMO es un coste innecesario en el proyecto, el cual podrá salir adelante con más horas, más empeño y más responsabilidades de recursos humanos poco preparados y motivados para afrontar con pasión un proyecto, que es cómo se debe afrontar siempre, si se quiere lograr el éxito final.
El éxito del Proyecto y la responsabilidad directa de la PMO en dicho éxito sólo se consigue con personal adecuado, formado, motivado, entregado, acostumbrado y directamente relacionado y respaldado por la dirección, aunque sin perder la autonomía que les permita introducir cambios, nuevas estrategias y métodos que permitan sentir como propio el proyecto, gestándolo y construyéndolo de principio a fin.
Las PMO más exitosas suelen también influir en sus Organizaciones de manera muy positiva, cambian incluso la mentalidad del empresario, del personal directivo y son ejemplo de las mejores prácticas sobre comunicación, transmisión de conocimiento, monitorización, calidad y evaluación de resultados. No se olvidan, en este último punto, de pedir opinión y tener en cuenta a todos los interesados, excelente práctica que las Organizaciones suelen olvidar en la gestión diaria de cualquier tarea en cualquier unidad de negocio.
Ah, y por encima de todo, éxito de las PMO de alto rendimiento en la dura gestión del cambio, siempre tan traumático y difícil de gestionar. Según el estudio del PMI “la falta de habilidades en gestión de cambios es una de las principales barreras que impiden la implementación exitosa de las estrategias”.
Para contar con un clima propicio a los procesos de cambio es importante un estilo de dirección que fomente la comunicación, la autocrítica, la flexibilidad, la iniciativa, la colaboración y el trabajo en equipo. En este tipo de Organizaciones las PMO se garantizarán el éxito, la eficacia, la consecución de objetivos y la influencia positiva en las estrategias de dicha Organización. Aportar valor o morir…