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Conrado Morlan, PMP, PgMP International Program Manager y Ganador del 2011 PMI Distinguished Contribution Award |
Al terminar una junta en la que mi equipo y yo revisamos el progreso del proyecto, uno de los miembros con más años en la organización y yo hablamos de los desafíos de la comunicación cara a cara que enfrentamos con los demás miembros del equipo.
Concordamos que cuando la persona recibe información su retención es baja lo que da lugar a falsas suposiciones y malos entendidos sobre los temas tratados.
¿Por qué sucede esto? ¿Por qué, si la persona que recibe la información y confirma que todo está claro, aún se enfrentan problemas de comunicación en los proyectos? Por lo general, es porque en contadas ocasiones los participantes en juntas no toman de notas en una reunión, ya que esperan que las minutas de la junta, que incluye las decisiones, compromisos y responsables, sean distribuidas después de la junta.
En la comunicación cara a cara, pasamos la mayor parte escuchando y, al parecer, no somos buenos en ello. Filtramos lo que queremos escuchar y lo que conlleva a recibir un mensaje incompleto.
El miembro del equipo al que me réferi con anterioridad pertenece a la Generación Silenciosa. Su destreza para escuchar, la desarrollo en un ambiente sin los medios para reproducir las conversaciones que usamos hoy en día. Además, mencionó que el entorno de la comunicación en que creció fue "menos contaminado" que en la actualidad, donde somos bombardeados con elementos que afectan nuestra capacidad para prestar atención. En su opinión los elementos clave para desarrollar la habilidad de escuchar son:
- Prestar atención a los diálogos y al mensaje.
- "Acusar de recibo" el mensaje durante las reunión con expresiones positivas, tales como "Si" o "Entendí".
- Confirmar que el mensaje fue recibido haciendo un resumen de lo tratado.
- Hacer preguntas a la persona que da la información durante y después de la reunión.
En su experiencia propia ¿cuáles son los desafíos de la comunicación cara a cara que enfrenta en su equipo de proyecto? ¿Los miembros de su equipo le prestan atención cuando usted habla?
Sobre el autor:
Más de 15 años de experiencia gestionando proyectos y programas de tecnología de información y liderando equipos de proyecto multidisciplinarios, multigeneracionales y transculturales en America del Norte, America del Sur, Europa y Asia.
En 2009, el Sr. Morlan fue uno de los primeros directores de programas en obtener la credencial PgMP en America Latina y el primero en México. En 2011 recibió el PMI Distinguished Contribution Award por sus aportes promoviendo la excelencia en la gestión de proyectos.
Es voluntario activo con el PMI y sus capítulos en Estados Unidos, México y Centro America y participado ponente en congresos globales de PMI en Brasil y Estados Unidos.
Puede leer sus columnas en PMI Community Post, liderdeproyecto.com y Voices on Project Management. Sígalo en twitter @thesmartpms