Dr. David Hillson, FIRM, HonFAPM, PMI Fellow
Muchas personas ven un contrato como una armadura. Está ahí para protegerte contra la incertidumbre, y cuánto más gruesa sea mejor estás protegido. Pero fiarse de un contrato sólido para protegerse puede generar problemas inesperados. La mayoría de estos problemas surgen de la estructura del contrato, como podemos ver comparándolo con la armadura:
Una armadura está hecha con placas de metal sólido unidas para cubrir las partes vulnerables del cuerpo. De la misma forma, un contrato se compone de cláusulas, términos y condiciones, y éstos están designados para abordar áreas que se perciben como arriesgadas. Hay un diseño básico para una armadura, incluyendo siempre las mismas piezas principales (peto, casco, manoplas). Los contratos también tienen cláusulas estándar, a veces descritas como “términos reutilizables”.
La armadura cambió con el tiempo, añadiendo partes nuevas cuando surgieron nuevas amenazas. Por ejemplo los últimos tipos de armadura incluían una pañoleta para cubrir la garganta, y las armaduras para proteger las piernas. Los contratos también evolucionaron, con términos estándar adicionales que se han desarrollado para direccionar nuevos tipos de riesgo.
Finalmente la armadura cubría el cuerpo entero, y la persona que la llevaba estaba completamente protegida. Pero era también muy pesada llegando a pesar hasta 50 kg (110 libras). Esto lo hacía difícil para el que la llevaba pudiese moverse rápidamente para reaccionar a nuevas amenazas. Algunos contratos son tan complejos que nos ponen dificultades para responder cuando las cosas cambian.
A pesar de todas las protecciones pesadas proporcionadas por una armadura, el que la lleva podría aún ser dañado por un golpe certero que penetrase en las juntas. Mientras la mayoría de los ataques fallarían cuando golpeasen en las piezas principales de la armadura, habría zonas débiles entre las placas de la armadura. Nuestros contratos pueden contener también partes débiles, donde los riesgos importantes no están tratados por las cláusulas estándar, y algunas podrían resbalar a través de los huecos.
Entonces ¿cómo podemos mejorar nuestros contratos para proporcionar mejor protección ante la incertidumbre?
Revisa los términos y condiciones “reutilizadas”. Incluye solo cláusulas relevantes directamente para la situación del contrato. Dirígete a reducir términos restrictivos que impidan la flexibilidad y la habilidad para responder al cambio.
No te fíes solamente de las cláusulas estándar de protección del contrato. Identifica los huecos donde podrían ocurrir riesgos imprevistos. Entonces desarrolla términos específicos en el contrato que cubran esas áreas.
Incluye riesgos específicos de forma explícita en el contrato. Lleva a cabo una identificación conjunta de riesgos con todas las partes, y ponle precio a cada riesgo, considerando ambos el impacto del riesgo y el coste de la respuesta. Decide quién puede gestionar cada riesgo de forma más efectiva, y recoge esto en el contrato. Cuando el comprador tiene un riesgo, el precio del contrato puede reducirse. Si el suministrador toma la responsabilidad del riesgo, entonces el coste de ese riesgo debería añadirse al precio del contrato.
Finalmente, si pensamos en el contrato como en una armadura protectora, hay un peligro de que veamos a las partes contractuales como “el enemigo”. El contrato no existe solo para proteger al comprador. Está para proporcionar protección a todas las partes del contrato contra los efectos de la incertidumbre. En vez de ver el contrato como defendiéndome “yo” contra “ti”, necesitamos reconocer que nos ofrece una forma para enfrentarse al riesgo de forma efectiva – juntos.
No debemos ser como el caballero medieval que creía que su armadura ofrecía una protección completa, solo para encontrarse a sí mismo derrotado en la batalla ante un movimiento rápido de su oponente que encontró huecos en su armadura. Debemos de asegurarnos de que nuestros contratos encajan con nuestro propósito, cubriendo nuestras áreas vulnerables, direccionando el riesgo efectivamente, y dándonos la mejor oportunidad posible