Valentin Escoffier.
École Central de Nantes.
Isabel Ortiz Marcos y Silvia Martínez Perales.
Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales. Universidad Politécnica de Madrid.
¿Dónde está la frontera entre gestión de proyectos y gestión de calidad? PMBOK hace referencia a aspectos que ambas disciplinas comparten (satisfacción del cliente, prevención y responsabilidad de la dirección, entre otros). Los investigadores apuntan hacia una nueva dimensión de la calidad en proyectos que tiende a la calidad de la organización, abarcando factores que PMBOK incluye en procesos como Gestión de las Comunicaciones o Gestión de los Recursos Humanos.
Si nos fijamos en la definición de calidad, según la norma ISO 9000 ésta se refiere a la misma como el “grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”. Entendemos que esta definición se puede interpretar de manera muy general.
David James Bryde (2002) nos propone medir el rendimiento del proyecto a través de un modelo para medir la gestión de la calidad. Ante esta afirmación cabe preguntarnos ¿dónde está el límite del ámbito de la calidad?
Ron Basu (2013) vuelve a definir la calidad del proyecto, estableciendo que “existe una nueva dimensión de la calidad en proyectos más allá de la calidad del producto o del proceso que es la calidad de la organización”. En ella incluye entre otros:
- Compromiso del equipo de dirección
- Comunicaciones y cultura de trabajo en equipo
- Planificación de las ventas y operaciones
Estos ejemplos dejan ver que al hablar de calidad el autor incluye factores que vienen de otros procesos del PMBOK, como por ejemplo del área de Gestión de las Comunicación o de Gestión de los Recursos Humanos, demostrando una vez más la importancia de la Integración. En este caso, nosotros queremos resaltar la importancia que la utilización de herramientas de calidad tiene en la Dirección del Proyecto y cómo impacta en otras áreas de conocimiento a través de la mejora del “performance” o desempeño de nuestros proyectos.
La palabra inglesa “performance” se puede traducir por desempeño o cumplimiento si nos referimos a la buena realización de una tarea, o a rendimiento si medimos la capacidad de alcanzar un objetivo. Cuando se habla de “Project Performance” nos referimos tanto a la buena realización del proyecto como a su habilidad de cumplir con los objetivos, es decir, que el proyecto sea un éxito.
Medir el “performance” en cuanto al rendimiento es crucial, y por eso se han definido los KPIs, que son indicadores claves de este desempeño. Harold Kerzner (2013) detalla todas las características que deben de tener los KPIs en Dirección de Proyectos. Entre otros tienen que ser:
- Predictivos: poder predecir su futura evolución
- Accionables: provocar cambios necesarios para acciones correctivas
- Relevantes: directamente relacionado al éxito o fracaso del proyecto
Estas herramientas son cuantitativas. El número de KPIs debe ser reducido, y deben ser interpretados en su conjunto.
En cuanto a medir el “performance” como cumplimiento de un proceso, se encuentran muchas referencias en la literatura. Sambo Zulu y Andrew Brown (2003), por ejemplo, identificaron factores claves al proceso de calidad basando su trabajo sobre el de Walter (2002). Definieron tres actividades como sub procesos claves para la Dirección de proyectos, que son: toma de decisión, integración y supervisión y mantenimiento. Con una lista de factores por debajo de cada sub proceso, este modelo permite medir el buen desempeño de la gestión de la calidad dentro de un proyecto.
Dando un paso más adelante, David James Bryde (2002) demostró que es apropiado basarse en un modelo de medición de la gestión de la calidad para desarrollar un modelo de medición del rendimiento de un proyecto. Propuso un modelo, el Project Management Performance Assessment (el PMPA), basado sobre el EFQM “Business Excellence Model” para medir el Project Management Performance. Ampliando el ámbito del proceso de la calidad al máximo consiguió incorporar todo el proyecto al mismo.
Intentando profundizar en las herramientas que se están utilizando en los procesos de Gestión de Calidad (Planificación, Aseguramiento y control según el PMBOK), se está realizando un análisis desde la Universidad Politécnica en colaboración con la École Centrale de Nantes. Un estudio previo realizado con responsables de la calidad en empresas multinacionales nos lleva a pensar que no todas las herramientas son adecuadas en todos los contextos, ni ayudan para conseguir la mejora de la misma manera. Para seguir profundizando en el análisis, abajo pueden encontrar el link de una encuesta diseñada con fines exclusivamente de investigación y especialmente enfocada a detectar cuáles son las herramientas utilizadas en nuestras organizaciones en los diferentes procesos de calidad.
En este escenario nuestro reto es conocer las herramientas que las organizaciones utilizan en la gestión de los procesos de calidad (Planificación, Aseguramiento y control) y para ello os pedimos vuestra colaboración a través de un breve cuestionario que estamos distribuyendo a jefes de proyecto Pincha aquí. Nos gustaría sortear un viaje a Marte, pero el presupuesto de la investigación es limitado (por el momento pero... todo llegará).
Los resultados del análisis serán difundidos y compartidos, y permitirán seguir profundizando en este área de conocimiento.